Offre d'emploi

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Email:
Établissement d'enseignement :
Cégep de Rimouski
Lieu de travail :
Rimouski
Titre d'emploi :
Secrétaire administrative
Numéro de référence :
S-19-20-0219
Type de poste :
Personnel de soutien
Direction / Service  :
Projets et infrastructures
Nom du prédécesseur :
Nom de la personne remplacée :
Nom du supérieur immédiat :
Monsieur Robin St-Laurent
Statut de l'emploi :
Régulier temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h
Nombre d'heures :
35 heures
Début d'affichage externe :
2019-11-07
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2019-11-20 16:00
Échelle salariale :
20.98$ - 24.22$
Entrée en fonction prévue :
2019-12-02
Le Cégep de Rimouski souscrit aux programmes d'accès à l'égalité en emploi en vigueur et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques

- La personne recherchée pour cet emploi prépare les dossiers inhérents aux projets de construction financés à partir du budget d’investissement et d’allocations spécifiques dédiés au Collège. Elle reçoit, analyse et classe tous les documents en lien avec lesdits projets.
- Elle participe aux opérations administratives en lien avec le bon déroulement des projets précipités et voit au respect des normes et procédures du Collège. À cet égard, elle peut être appelée, entre autres, à accomplir des travaux de vérification et à voir au contrôle de paiements.
- Tout au long de l’année, elle supporte les cadres responsables dans l’évolution et la mise à jour de la structure et des données du Cadre de Gestion des infrastructures Publiques (CGIP) du Collège.
- Elle assiste les cadres responsables lors des activités liées à l’audit immobilier, à la détermination du coût des travaux à réaliser et à l’évaluation de l’état des différentes infrastructures du Collège réalisés à l’aide du Progiciel de Maintien des Actifs (PGMAI) spécifié par le MEES.
- Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
- Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.
- Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
- Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
-Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
-Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
-Elle initie au travail de nouvelles personnes et peut être appelée à venir en appui au personnel de soutien du service.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Exigences :
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences
-Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
-Très bonne connaissance du logiciel Word et du courrier électronique;
-Excellente connaissance du logiciel Excel;
-Faire preuve de rigueur, d’autonomie, de discrétion, de polyvalence ainsi qu’un grand sens des responsabilités;
-Faire preuve d’initiative ainsi que d’un grand sens de l’organisation;
-Démontrer des aptitudes pour le travail d’équipe et pour les relations interpersonnelles;
-Démontrer une grande capacité d’adaptation ainsi que de la volonté et de la facilité à apprendre de nouvelles tâches dans un contexte (toujours évolutif) de reddition de compte gouvernementale;
-Démontrer une bonne capacité à gérer plusieurs demandes simultanées, parfois en situation d’urgence et de stress, tout en respectant les échéanciers.
Tests requis :
Sous réserve du 3e paragraphe de la clause 5-1.03 de la convention collective, les éléments indiqués dans Autres exigences seront mesurés à l’aide de tests et d’une entrevue. L’obtention du poste sera conditionnelle à la réussite de ces tests.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes de l’intérêt porté à notre établissement. Cependant, seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Nous vous invitons également à consulter la section Emplois de notre site Internet.
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